Règlements

Les règlements

Quelles sont les catégories de projets :

En 2024-2025, pour la neuvième édition, il y a deux catégories de projets :

Volet grand public avec une enveloppe maximum de 400 000 $ (16 ans et plus).
Volet culturel avec une enveloppe de 100 000 $ (16 ans et plus).

Qui peut présenter un projet?

Tous les citoyens de Matane âgés de 16 ans et plus. (Le volet culturel est ouvert aux artistes de l’ensemble de La Matanie);
Si vous avez moins de 16 ans et souhaitez participer, faites-vous accompagner par une personne de plus de 16 ans et présentez le projet en équipe!

Quand peut-on déposer un projet?

À partir du 1^er mai 2024 jusqu'au 31 mai 2024 à 23h59.

Comment peut-on participer?

En participant à l’activité « un cocktail d’idées » : partage d’idées et d’inspirations, créativité, maillage d’équipes autour d’idées communes (facultative), le 23 avril 2024 à 17h00 à la salle civique de l’hôtel de ville;
En présentant ensuite le projet à l'aide du formulaire prévu à cette fin. Le formulaire doit être soumis sur le site Internet du budget participatif. Un accusé de réception vous sera automatiquement envoyé confirmant l’enregistrement de votre projet. Il est également possible de déposer le projet en main propre (format papier) à la réception de l’hôtel de ville, sur rendez-vous en communiquant d’abord avec nous au 418 562-2333;
Vous devrez ensuite participer à une rencontre d’échange sur rendez-vous (obligatoire) le 4 juin 2024 d'une durée de 30 minutes. Nous communiquerons avec vous pour fixer l’heure de votre rendez-vous.
À la suite de la rencontre, il pourrait y avoir des modifications proposées par l'équipe technique afin que le projet soit conforme aux règles en vigueur et pour s’assurer de la conformité de l'estimé budgétaire;
Tout projet déposé après le 31 mai à 23h59 sera rejeté, par souci d’équité.

Quels sont les critères d'admissibilité des projets?

Volet grand public

Représenter une dépense d'immobilisation ou d'équipement (ayant une durée de vie utile de plus de 6 ans) de 5 000 $ au minimum et sans dépasser la limite maximale prévue de 400 000 $ pour le volet grand public et de 5 000 $ au minimum et sans dépasser la limite maximale prévue de 100 000 $ pour le volet culturel;
Viser le bien commun et répondre aux besoins collectifs;
Ne doit pas servir l'intérêt privé et ne peut être réservé à un seul groupe ou association de personnes;
Être de juridiction municipale : le lieu visé pour la réalisation du projet devra aussi appartenir à la Ville;
Si le lieu suggéré n’appartient pas à la Ville, il vous faudra détenir une lettre d'entente qui confirme l’engagement du propriétaire;
Être idéalement réalisable en 2025;
Respecter les lois régissant les villes ainsi que les règlements, politiques ou plans d'action de la municipalité, ce qui sera vérifié avec vous lors de la rencontre d’échange (obligatoire);
Ne pas avoir de frais récurrents ni de frais d'exploitation, ni nécessiter l’embauche de personnel. Dans le cas contraire, détenir une lettre d'entente du partenaire qui assumera ces frais;
Si un projet soumis s’avérait plus onéreux que la somme de 400 000 $ pour le volet grand public et 100 000 $ pour le volet culturel, les sommes excédentaires ne pourraient être comblées que par une tierce partie indépendante de la Ville.

Volet culturel

Représenter une dépense maximale de 100 000 $;
Si un projet soumis s’avérait plus onéreux que la somme de 100 000 $, les sommes excédentaires ne pourraient être comblées que par une tierce partie indépendante de la Ville avec une lettre d’engagement d’un partenaire;
Un individu peut déposer un projet en partenariat avec un artiste de La Matanie.
L’artiste gagnant sera le maître d’œuvre du projet. Le projet sera clé en main.
L’artiste devra présenter une œuvre d’envergure ou plusieurs œuvres dispersées;
Tout type d’œuvre permanente sera accepté : 2D, 3D, fresques, photographies, ou autre;
L’œuvre ou les œuvres devront être situées à l’extérieur, s’intégrer à l’environnement ou à l’architecture et être sécuritaires;
Être de juridiction municipale : le lieu visé pour la réalisation du projet devra aussi appartenir à la Ville;
Si le lieu suggéré n’appartient pas à la Ville, il vous faudra détenir une lettre d'entente qui confirme l’engagement du propriétaire;
L’œuvre ou les œuvres devront résister au climat maritime (forts vents et air salin), être faites de matériaux durables (le bois ne sera pas accepté), demander un minimum d’entretien et avoir une durée de vie optimale de 20 ans;

Pour présenter un projet du volet culturel

Présenter un concept;
Fournir une esquisse à l’échelle et intégrée au lieu choisi;
Fournir un budget prévisionnel.

Pour le projet gagnant du volet culturel

Faire approuver les plans si nécessaire;
Avoir un acte notarié pour une entente avec un tiers;
L’œuvre devra être garantie jusqu’à sa remise à la Ville de Matane.

Participez à la rencontre d’échange sur rendez-vous - obligatoire

Après la transmission de votre formulaire, nous communiquerons avec vous pour réserver votre rendez-vous. Sinon, veuillez communiquer avec nous au 418-562-2333.

Prévoir entre 5 minutes pour les projets déjà déposés lors d’une année antérieure à 30 minutes pour les nouveaux projets. Cette rencontre conviviale nous permet d’aller plus loin que le formulaire et de valider l’admissibilité de votre projet.

N'oubliez pas de déposer votre formulaire d'inscription au plus tard le 31 mai à 23 h 59!

Quand voter?

Du 30 août 2024 à midi jusqu'au 15 septembre 2024 à 23 h 59.

Admissibilité du vote

Tous les citoyens et citoyennes de Matane âgés de 16 ans et plus ont droit de vote. Un vote par personne est autorisé, et ce, pour toute la période du concours: un vote par adresse de courriel si vous votez en ligne ou un vote par formulaire papier si vous votez par ce moyen. Tout doublon sera automatiquement éliminé. Tout formulaire papier incomplet ou illisible sera rejeté.

Comment voter ?

Pour voter pour votre projet préféré, rendez-vous à la page « Votez ». Un message apparaîtra à la fin du processus lorsque votre vote sera enregistré.

Système de vote

Le système de vote permet de choisir vos trois projets favoris, parmi ceux proposés, dans la section volet grand public. Pour le volet culturel, vous devez voter pour un seul des projets présentés. Il n'est pas obligatoire de voter en ligne, mais la Ville de Matane encourage fortement l'utilisation du site Internet du budget participatif pour voter.

Néanmoins, il est possible de se procurer un bulletin de vote papier à la Bibliothèque municipale située au Complexe culturel Joseph-Rouleau au 520 avenue Saint-Jérôme. Le bulletin de vote papier rempli doit être remis à cet endroit selon le même échéancier que pour le vote en ligne pendant les heures d’ouverture de la bibliothèque.

Validation des projets gagnants

Une vérification technique des votes reçus sera effectuée avec un représentant de l'agence Kaleidos Web, de Matane, conceptrice de la plateforme Web du budget participatif. Toute anomalie technique constatée lors de cette vérification pourra être rectifiée à cette occasion et pourrait modifier le pointage. Les votes par bulletin papier seront compilés à cette occasion.

Le système de vote par pondération permet une distribution de points équitable et représentative parmi tous les projets proposés.

Pour le volet grand public, le projet qui obtient le plus de points gagne :

Le choix numéro 1 obtient 5 points
Le choix numéro 2 obtient 3 points
Le choix numéro 3 obtient 1 point

Pour le volet culturel, choisissez un seul projet parmi ceux présentés. Il n’y aura pas de distribution de points pour cette catégorie. En cas d'ex aequo, un tirage au sort sera réalisé par la responsable du service du greffe et du contentieux de la Ville, en présence d’un membre du comité.

Pendant la période de vote, les projets apparaissent dans un ordre aléatoire sur le site Internet du budget participatif de Matane.

Si deux projets arrivaient ex æquo en obtenant le même nombre de points, le comité pourrait décider de permettre la réalisation des deux projets si les coûts n'excédaient pas les sommes prévues pour le budget participatif. Dans le cas où il ne serait pas possible de réaliser les deux projets, le comité de pilotage procéderait par tirage au sort pour sélectionner le projet à réaliser.

Il est possible qu’il y ait plusieurs projets gagnants. À titre d’exemple, si le projet ayant rapporté le plus de votes a un coût de 225 000 $, le prochain projet qui a un coût de 175 000 $ ou moins sera également accepté, pour utiliser l’enveloppe totale prévue de 400 000 $ pour l’édition en cours. Idem pour le volet culturel.

Les membres du comité de pilotage émettront une recommandation au conseil municipal de la Ville de Matane quant aux projets ayant obtenu le plus de votes. Le conseil municipal devra ensuite adopter une résolution confirmant la réalisation du ou des projets gagnants. Le résultat sera connu officiellement le 15 octobre 2024.

Budget participatif